MYYRMÄEN HAMMASLÄÄKÄRIASEMAN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 REKISTERINPITÄJÄ
Tzank Oy, Myyrmäen Hammaslääkäriasema, y-tunnus 0767728-4, Iskoskuja 3 C 115, 01600 Vantaa, p. 09 530 8980

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava Pia Helander, Iskoskuja 3 C 115, 01600 Vantaa, p. 09 530 8980, hammas [at] myyrmaenhammaslaakariasema.fi

3 REKISTERIN NIMI
Myyrmäen Hammaslääkäriaseman asiakasrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Asiakastietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679 (GDPR). Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
• Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
• Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä tallennetaan nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kieli, yhteystiedot, ammatti ja muut tarpeelliset yhteystiedot sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa. Lisäksi tallennetaan kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja, rekisteröidyn itse tuottamaa sisältöä kuten asiakaspalautetta ja hänen itsestään antamia lisätietoja kuten asiakkuuteen liittyvät toiveita. Rekisteriin tallennetaan myös käsittelyyn liittyviä tietoja kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista rekisterinpitäjään. Säilytysaika on enintään rekisterinpitäjän potilastietorekisterin tietosuojaselosteen säilytysajan mukainen.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja kerätään myös rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvissä tapahtumissa.

8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Asiakastietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Kaikkia henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevien Tietosuojalainsäädännön ja viranomaisten ohjeiden mukaisesti.

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiaineistot arkistoidaan arkistolain ja –asetusten mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin ja säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Sähköiseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai ammatinharjoittajan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Käytettävä tietojärjestelmä täyttää Kanta-standardin. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

10 AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

11 REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA SUORAMARKKINOINTIA (KIELTO-OIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti. Markkinointisuostumus on mahdollista antaa joko kirjallisena, puhelimitse tai vastaanottokäynnillä. Suoramarkkinointikanavat ovat sähköposti, tekstiviesti, posti ja puhelinsoitto. Kun rekisteröity ei ole antanut rekisterinpitäjälle lainkaan suostumuksia ja on antanut kaikki kiellot, ei hänelle kohdenneta rekisterinpitäjän markkinointia tai kyselyitä tekstiviestillä, puhelinsoitolla, postilla tai sähköpostilla. Asiakas saa kuitenkin aina hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja ylläpitämiseen liittyviä tarpeellisia viestejä.

12 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

12.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13 YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään: Myyrmäen Hammaslääkäriasema, Iskoskuja 3 C 115, 01600 Vantaa. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Päivitetty 8.12.2021